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Nous l'évoquions dans un précédent article mais aujourd'hui en France, 16,7% des salariés télétravaillent plus d'une journée par semaine et 71% des français estiment que le télétravail est une véritable révolution pour les entreprises.

Bien que les bénéfices de ce mode d'organisation soient connus et reconnus (plus de bien-être, baisse de l'absentéisme, hausse du temps de travail, meilleure productivité, baisse du stress...), de nombreux employeurs refusent encore le télétravail. Ils s'imaginent que gérer des équipes à distance est trop compliqué. La question qui se pose alors est la suivante : est-il vraiment si difficile de gérer efficacement des équipes à distance ? Voici, étape par étape, les secrets d'une gestion efficace.

Travailler à domicile est un rêve pour tout le monde, mais peu de personnes sont capables de le faire avec professionnalisme. Le premier conseil pour gérer efficacement vos équipes à distance est de commencer par vous entourer de collaborateurs en qui vous pouvez avoir confiance. Ce sont des personnes capables de travailler de manière autonome afin d'accomplir les tâches qui leur sont confiées sans être étroitement surveillées.

Ces collaborateurs doivent vous tenir régulièrement au courant de ce qu'ils font et doivent interagir avec le reste de l'équipe pour créer une cohésion.

Une fois que le bon collaborateur est recruté, vient la phase de son intégration. Vous devez vous assurer que le nouveau membre de l'équipe maîtrise les technologies et outils qui sont mis à sa disposition, qu'il s'adapte à votre style de communication et qu'il comprend bien votre culture d'entreprise. Il est conseillé de remettre aux nouveaux venus un livret d'accueil avec toutes ces informations.

Le télétravail est moins structuré que le travail « au bureau». Il est donc essentiel de définir les attentes de manière précise. Tous les membres de vos équipes doivent connaître leurs objectifs à court et moyen terme. Ils doivent savoir :

• ce qu'ils ont à faire au cours de la semaine et sur quels projets ils travaillent ;
• le nombre d'heures travaillé et le volume de travail qu'ils doivent effectuer ;
• le moment et la manière pour vous joindre ;
• le niveau de disponibilité que vous attendez d'eux.

En tant que manager, vous bénéficiez d'une vision globale sur votre projet, mais vos collaborateurs, eux, ignorent tout de l'avancement. Pour réduire l'isolement et les motiver dans leurs missions, vous devez leur expliquer pourquoi ils réalisent telle ou telle tâche.

Vos collaborateurs seront davantage enclins à s'impliquer et à s'investir dans le projet si le lien entre le travail qu'ils effectuent à distance et les objectifs de l'entreprise sont clairement exprimés.

Pour gérer efficacement vos équipes en télétravail, vous devez assurer le suivi de leurs activités, aussi bien à titre individuel qu'au niveau de l'équipe. Pour cela, vous pouvez :

• Créer un document où vos collaborateurs y inscriront les tâches qu'ils ont accomplies.
• Demander à vos collaborateurs de vous envoyer un rapport quotidien.
• Faire un point téléphonique de quelques minutes avec chaque collaborateur.

Il est primordial que vos collaborateurs prennent la responsabilité de mesurer leur progrès.

L'efficacité d'une équipe travaillant à distance réside dans la mise en place d'une excellente communication. Vous disposez de nombreux outils à votre disposition : emails, plateformes de conversation collaborative telles que Slack, logiciels d'appels vidéo tels que Skype ou bien le téléphone.

Vos collaborateurs doivent communiquer régulièrement pour apprendre à se connaître et créer des liens. Contrairement à ce que l'on pourrait penser, les échanges informels entre vos collaborateurs ne constituent pas une perte de temps et sont même bénéfiques pour votre entreprise. En effet, ils permettent à vos salariés de tisser des liens entre eux.

Ces échanges informels représentent un moyen efficace pour créer une cohésion au sein de vos équipes, ainsi qu'un sentiment d'appartenance à votre entreprise. De quoi favoriser leur implication dans votre projet et accroître leur productivité.

En tant que manager, il est indispensable de rencontrer régulièrement vos collaborateurs et que ces derniers puissent également se rencontrer pour développer des liens privilégiés. Ainsi, il est nécessaire de planifier des rencontres pour :

• Discuter des objectifs à atteindre : assurez-vous d'apporter de la valeur à chaque rencontre. Il ne s'agit pas de se réunir pour la forme.
• Réaliser des sessions de feedback individuelles et étudier les résultats de vos collaborateurs : c'est l'occasion de discuter des éventuelles difficultés qu'ils rencontrent et d'y trouver des solutions.

Vous pouvez également réunir vos collaborateurs dans un espace de coworking pendant quelques jours. C'est l'occasion pour les membres de vos équipes de faire plus ample connaissance et de partager leurs connaissances dans une atmosphère conviviale.

Enfin, il est conseillé de mettre en place des activités de Team Building deux ou trois fois par an.

Pour gérer efficacement des équipes à distance, il est primordial que ces dernières puissent travailler en totale autonomie pour prendre rapidement les bonnes décisions.

Cela signifie que tous les membres de vos équipes doivent avoir accès aux mêmes informations. Vos collaborateurs ont des questions à vous poser ? Invitez-les à s'exprimer en réunion. De cette manière, tout le monde pourra en profiter. Ainsi, vous améliorerez la capacité de vos équipes à penser et à agir comme une entité unie et ça, c'est très important lorsque l'on dirige une entreprise. Vous pouvez également créer des documents pour partager toutes les informations importantes avec l'ensemble de vos collaborateurs.

Pensez également à organiser des réunions de temps à autre pour discuter du statut de l'entreprise, des décisions en attente, de tout changement récent, etc. il n'y a rien de tel pour établir une relation de confiance avec vos collaborateurs.