Assistant(e) de Direction

Description :

Sous la direction du Président, vous avez la responsabilité d'effectuer les missions suivantes au sein du pôle administratif :

Administratif : 40 %
Gestion des appels téléphoniques entrants
Gestion du courrier (réception, datation, répartition entre les sociétés, réponses, etc.)
Accueil des clients / personnes extérieures à la société (installation dans une salle de réunion, proposition de boissons, etc...) et des nouveaux collaborateurs de la société
Organisation des réunions
Gestion du processus de signatures (contrats, lettres, etc.)
Classement et archivage (versions papier et dématérialisées)
Veille au bien-être des collaborateurs
Gestion des déplacements des télétravailleurs et de la logistique attenante (réservations trains, hôtels, etc.)
Suivi de l'entretien des locaux (identification d'entrepreneurs, suivi des réparations, etc.)
Organisation des commandes de matériels (fournitures, denrées alimentaires, etc.) et suivi des budgets correspondants (recherche de partenaires compétitifs et négociation)
Tenue des inventaires



RH : 30 %
Suivi des dossiers du personnel
Suivi des périodes d'essai (rappel des dates de fin de période d'essai en amont aux directeurs, rédaction des lettres de prolongation, etc.)
Suivi et classement des fiches temps des collaborateurs
Envoi des informations de paies au cabinet (congés, télétravail, maladies, absences, changement d'adresse, de RIB, etc.), commandes des tickets restaurant, mise sous pli et distribution des fiches de paies et tickets restaurant
Tenue des contrats de travail, des avenants et de tout courrier à l'attention des collaborateurs
Déclarations sociales et fiscales (cabinet paies) :
Envoi des documents URSSAF/organismes sociaux au cabinet chargé des paies et des déclarations fiscales et sociales
Veille aux versements aux dates d'exigibilité
Réponse aux demandes des organismes sociaux avec le cabinet de paies
Classement des pièces correspondantes
Vérification des paies et des cotisations sociales et fiscales
Participation à l'établissement des élections du personnel (DP, DUE, CE, etc.)
Vérification annuelle avec le cabinet paies de la réglementation en termes d'affichage obligatoire
Réponses aux candidatures, coordination et renseignement de la plateforme de suivi des candidatures
Gestion du Plan de Formation : suivi des budgets de formation, organisation des formations
Gestion des relations écoles : suivi des contrats de professionnalisation et des stagiaires
Gestion de l'application et du développement de la démarche RSE au sein de l'entreprise
Gestion du dossier Agefiph



Notes de frais/Fournisseurs : 20 %
Réception, vérification et transmission des notes de frais au cabinet en charge de la comptabilité
Gestion des factures fournisseurs (suivi du processus de comptabilisation et de paiement des factures
Mise en paiement des factures et des NDF
Suivi des contrats d'assurance



Communication : 5 %
Organisation des évènements (internes et externes) effectués au sein des locaux
Participation à la stratégie de communication de la structure



Clients : 5 %
Préparation des quittances pour les banques
Suivi journalier des encaissements clients incluant la mise à jour des fichiers de suivi (virements, chèques, etc.) et suivi de trésorerie
Liens avec les avocats
Reporting et tableaux de suivi